Mở quán cafe cần những giấy tờ gì?

Mở quán cafe cần những giấy tờ gì? Thủ tục ra sao? Chi phí bao nhiêu?…luôn là những câu hỏi khiến nhiều chủ quán “loay hoay” rất vất vả để hoàn thiện giấy tờ. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn mở quán cafe, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa trong vấn đề này bằng cách hệ thống thật bài bản những giấy tờ cần thiết trước khi mở quán cafe.

1. Giấy phép đăng ký kinh doanh quán cafe

Mở quán cafe cần những giấy tờ gì? Đối với mô hình quán cafe nhỏ kinh doanh theo hình thức cá thể bạn có thể liên hệ với UBND quận/ huyện để được hướng dẫn chi tiết. Mô hình công ty bạn liên hệ với Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/ thành phố để được tư vấn. Những giấy tờ này, bạn chủ quán có thể tham khảo những thông tin chính sau:

1.1. Thành phần hồ sơ

Đối với hộ kinh doanh cá thể

Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh ghi đầy đủ các thông tin sau theo mẫu:

• Tên hộ kinh doanh, địa chỉ, địa điểm kinh doanh, số điện thoại
• Ngành, nghề kinh doanh
• Số vốn kinh doanh
• Số lao động sử dụng
• Họ tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, thông tin CMND, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân kinh doanh hoặc đại diện cơ sở kinh doanh.
• Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của cá nhân và các thành viên (nếu có) hoặc người đại diện hợp pháp của Hộ gia đình kinh doanh.
• Hợp đồng thuê nhà (nếu có)

1.2. Nơi nộp hồ sơ

Căn cứ theo nghị định 87/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 13 khoản 1 điểm b như sau:

Ở cấp huyện/ quận Phòng tài chính- kế hoạch thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện/ quận thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ kinh doanh quy định tại điều 15 Nghị định trên.

Hiện nay, muốn đăng ký kinh doanh cá thể, chủ kinh doanh cần gửi hồ sơ tại Bộ phận một cửa/ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ- thủ tục hành chính trong Ủy ban nhân dân quận/ huyện nơi mình dự tính kinh doanh. Sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển cho phòng Tài chính- kế hoạch để thẩm định hồ sơ.

1.3. Thời gian làm thủ tục

Cơ quan đăng ký xét duyệt hồ sơ của bạn trong thời hạn 3-5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ. Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau:

• Ngành kinh doanh cá thể không thuộc ngành, nghề cấm theo quy định của pháp luật
• Tên chủ kinh doanh đăng ký phù hợp với quy định.
• Nộp đủ lệ phí đăng ký.

Trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi bằng văn bản cho chủ kinh doanh.

Nếu sau thời gian quy định kể từ ngày nộp hồ sơ mà chủ kinh doanh không nhận được giấy chứng nhận kinh doanh hộ cá thể, cũng không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi hồ sơ đăng ký kinh doanh thì người đăng ký có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

1.4. Lệ phí khi tiến hành đăng ký kinh doanh

Căn cứ vào Khoản, điều 2 Thông tư số 215/2016/TT-BTC về mức thu phí, lệ phí cấp giấy đăng ký kinh doanh như sau:

Lệ phí đăng ký: 200.000 đồng/1 hồ sơ.

Lưu ý:

• Bạn nên dành sự quan tâm đặc biệt đến hợp đồng thuê nhà, chú ý điều khoản, thời gian thuê vì ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, những thay đổi về hợp đồng thuê nhà khiến bạn phát sinh khoản chi phí lớn về thiết kế thi công.
• Thủ tục xin giấy phép kinh doanh tương đối đơn giản, bạn có thể tự làm để tiết kiệm tối đa chi phí.

>>Xem thêm: tư vấn mở quán cafe hiệu quả và lưu ý quan trọng

2. Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm

Do kinh doanh quán cafe thuộc lĩnh vực kinh doanh ẩm thực nên ngoài đăng ký thành lập hộ kinh doanh cần phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có nếu bạn đang thắc mắc mở quán cần những giấy tờ gì. Thực hiện kiểm tra an toàn thực phẩm là điều kiện bắt buộc trước khi quán đi vào hoạt động chính thức.

2.1. Thành phần hồ sơ

Bạn cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Giấy khám sức khỏe và CMND cho những nhân sự đang làm việc tại quán cafe
• Tờ khai “Đề nghị sát hạch kiến thức VSATTP” theo mẫu
• Tên tổ chức/doanh nghiệp kinh doanh, địa chỉ, địa điểm kinh doanh, số điện thoại
• Số giấy đăng ký kinh doanh hoặc CMND người đại diện
• Danh sách cá nhân tham gia xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm (bản sao có chứng thực), bản công bố chất
• lượng cà phê (bản photo có chứng thực), hóa đơn mua bán cà phê, giấy chứng nhận cơ sở sản xuất cà phê.
• Bản vẽ sơ đồ thiết kế mặt bằng cơ sở.
• Bản vẽ sơ đồ thiết kế mặt bằng xung quanh.
• Sơ đồ quy trình sản xuất thực phẩm hoặc quy trình phân phối (bỏ qua nếu là đăng ký kinh doanh cá thể).
• Bản thuyết minh trang thiết bị, cơ sở vật chất, dụng cụ của cơ sở.
• Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người quản lý.
• Giấy xác nhận của chủ cơ sở và người quản lý trực tiếp của cơ sở.
• Các nguyên vật liệu tại quán phải có đầy đủ hợp đồng cung cấp, hóa đơn bán hàng…

2.2. Nơi nộp hồ sơ

Tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ tại Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm hoặc Cục an toàn vệ sinh thực phẩm vào các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 (Sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30, chiều từ 13 giờ đến 17 giờ).

2.3. Thời gian làm thủ tục

Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ được cấp giấy tiếp nhận hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và chưa hợp lệ thì hướng dẫn tổ chức bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
• Trong thời gian 10 ngày tiếp theo, Cơ quan chức năng sẽ cử người xuống kiểm tra trực tiếp tại cơ sở để đảm bảo các điều kiện được cấp giấy phép. Kết quả thẩm định sẽ được ghi vào biên bản thẩm định cơ sở sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho
• Chi cục trưởng hoặc Cục trưởng cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Nếu đạt yêu cầu thì Chi cục hoặc Cục ATVSTP sẽ trả Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATVSTP cho bạn.
• Nếu kết quả thẩm định không đạt, bạn sẽ bị thẩm định lại trong thời hạn tối đa 03 tháng, nếu kết quả thẩm định lại vẫn không đạt thì bạn có thể sẽ bị đình chỉ hoạt động của quán.
• Đồng thời, Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm sẽ lập kế hoạch kiểm tra kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm và thông báo cho tổ chức, cá nhân đến tham dự kiểm tra kiến thức về an toàn thực phẩm.
• Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày kiểm tra, Chi cục an toàn vệ sinh thực phẩm cấp giấy xác nhận về kiến thức an toàn thực phẩm cho những người trả lời đúng 80% câu hỏi.
• Loại thuế cần nộp khi mở quán cafe

Lưu ý:

• Thời hạn cấp giấy chứng nhận An toàn vệ sinh thực phẩm là 3 năm kể từ ngày cấp.
• Sau khi được cấp giấy chứng nhận, mỗi năm chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm sẽ cử người xuống cơ sở kinh doanh kiểm tra 1 lần. Nếu không đảm bảo những điều kiện và tiêu chuẩn trong giấy chứng nhận thì sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận và bị xử lý hành chính.

2.4. Lệ phí xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm

Căn cứ vào biểu mức thu phí, lệ phí ban hành kèm theo thông tư số 149/2013/TT- BTC của Bộ Tài chính thì mức phí cấp Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm như sau:

• Lệ phí cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP lần đầu: 150.000 đồng/ lần
• Lệ phí cấp lại (gia hạn): 150.000 đồng/ lần
• Lệ phí cấp giấy chứng nhận tập huấn vệ sinh ATTP: 30.000đồng/ chứng chỉ

>>Xem thêm: Liệt kê chi tiết toàn bộ chi phí để setup quán cafe take away

3. 3 Loại thuế cần nộp khi mở quán cafe

Sau khi đã tìm hiểu mở quán cafe cần những giấy tờ gì thì các loại thuế cần nộp cũng là điều bạn nên quan tâm. Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên của tháng, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi danh sách những hộ đăng ký kinh doanh tháng trước cho cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan chuyên ngành cấp Tỉnh.

Vì vậy, ngay khi nhận được đăng ký kinh doanh hộ gia đình, bạn cần tới Chi cục thuế để thực hiện Khai thuế ban đầu. Theo điều 2, Thông tư 92/2015/TT-BTC, các loại thuế mà cơ sở kinh doanh cần phải nộp bao gồm:

Thuế môn bài

Theo nghị định 139/2016/NĐ-CP về mức lệ phí môn bài đối với cá nhân, hộ gia đình dựa vào mức thu nhập hằng năm của hộ gia đình đó gồm 3 mức như sau:

• Doanh thu trên 100 triệu đến 300 triệu/năm thì nộp thuế môn bài 300.000 đồng/năm
• Doanh thu từ 300 triệu đến 500 triệu/năm thì nộp thuế môn bài 500.000 đồng/năm
• Doanh thu từ 500 triệu/năm trở lên thì nộp thuế môn bài 1000.000 đồng/năm

Như vậy, đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu/năm trở xuống thì được miễn thuế môn bài.

Thuế giá trị gia tăng

Căn cứ theo thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn nộp thuế giá trị gia tăng như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = doanh thu thuế GTGT x tỷ lệ thuế GTGT

Trong đó Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng được tính theo hướng dẫn tại điểm a và điểm b.3 khoản 2 điều 2, thông tư 92/2015/TT-BTC.

Tỷ lệ thuế GTGT mặt hàng ăn uống là 2% doanh thu.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Tương tự đối với thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân bạn phải nộp:

Số thuế TNCN phải nộp = doanh thu thuế TNCN x tỷ lệ thuế TNCN

Đối với mặt hàng kinh doanh quán cafe, tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 1%.

Lưu ý: Đối với những quán kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu/ năm không phải nộp thuế giá trị gia tăng cũng như không phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

4. Một số loại giấy tờ khác nên có

Dưới đây là 2 loại giấy tờ mà chủ quán nên sở hữu nhằm giúp tình hình kinh doanh của quán ổn định và phát triển, đặc biệt ở giai đoạn đầu.

Bằng cấp, chứng chỉ học pha chế dành cho những bạn chủ quán và nhân viên pha chế

• Đồ uống chất lượng chính là giá trị cốt lõi để giữ chân khách hàng và phát triển kinh doanh lâu dài. Tuy nhiên, thực tế hiện nay có rất nhiều chủ quán chưa coi trọng hoặc chưa đủ năng lực để đánh giá chất lượng đồ uống.
• Việc tham gia một khóa học pha chế chuyên nghiệp sẽ giúp chủ quan có cơ sở kiểm định chất lượng đồ uống của nhân viên pha chế và là tiền đề quan trọng để sáng tạo, bổ sung menu mới, bắt kịp trend đồ uống một cách tốt nhất.

Hợp đồng lao động với nhân viên là một trong những giấy tờ quan trọng khi giải đáp thắc mắc mở quán cafe cần những giấy tờ gì 

• Đây không chỉ đơn thuần là thủ tục pháp lý mà còn là cách bạn “ràng buộc” nhân viên một cách hiệu quả. Ít nhất khoảng 3 tháng đầu sau mở quán, bạn sẽ cần tập trung để lắng nghe – tối ưu và hoàn thiện quán. Tuy nhiên, đây cũng là khoảng thời gian nhạy cảm khiến nhân viên dễ bị thay đổi.
• Để tránh phải mất thời gian và công sức tuyển – đào tạo nhân viên, bạn nên có hợp đồng rõ ràng trách nhiệm, quyền lợi và thời gian làm việc tối thiểu để khai thác tối đa năng lực của nhân viên mình tuyển chọn.
• Theo quy định của Bộ luật lao động 2012 thì nhân viên làm việc trên 3 tháng thì phải lập thành văn bản, hợp đồng lao động phải lập thành 2 bản do người lao động và người sử dụng lao động giữ.

Quán cafe của bạn sẽ thường xuyên phải làm việc với cơ quan quản lý sau:

• Quản lý thị trường
• Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm
• Công an phường/ xã
• Đội kiểm tra liên ngành
• Đội trật tự đô thị (thường sẽ kiểm tra việc lấn chiếm vỉa hè của các quán, cửa hàng)

Các học viên tại khóa học pha chế Barista Skills sẽ nhận được giải đáp chi tiết về mở quán cafe cần những giấy tờ gì cũng như chia sẻ kinh nghiệm từ học viên để có kiến thức khởi nghiệp hữu ích. Tham gia cộng đồng pha chế Barista Skills để có bài học hữu ích nhất từ chuyên gia và người đi trước.