Mở quán cafe nhạc sống với 14 bước cơ bản

Kế hoạch 14 bước mở quán cafe nhạc sống sẽ giúp bạn hình dung cụ thể, chi tiết nhất về phương hướng, mục tiêu và hành động ở từng giai đoạn. Đây cũng chính là chìa khóa thành công của nhiều mô hình quán cafe nổi tiếng hiện nay.

1. Lợi thế cạnh tranh khi mở quán cafe nhạc sống

Dễ dàng tạo dấu ấn riêng thu hút khách hàng: Có rất nhiều phong cách âm nhạc, mỗi phong cách lại có một nhóm khách hàng khác nhau. Bạn đã biết rất nhiều mô hình cafe nhạc sống thành công, điều này không sao cả, bạn có thể chọn dòng nhạc khác để tạo nên nét riêng và thu hút khách hàng của mình.

Gây dựng nhóm khách hàng trung thành: Thông thường, nhóm khách hàng đến với quán cafe nhạc sống có niềm đam mê đặc biệt với  âm nhạc.

Cafe nhạc sống không kén khách: Cafe nhạc sống có thể phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng thuộc nhiều lứa tuổi: học sinh, thanh niên và cả trung tuổi, nghề nghiệp khác nhau: công chức, người làm việc tự do…

90% cửa hàng kinh doanh đồ uống thất bại là do thiếu sự chuẩn bị từ trước, đặc biệt các yếu tố về tài chính, con người, chiến lược, chất lượng dịch vụ… Đây chính là động lực khiến Barista Skills viết bài này để gửi đến bạn kế hoạch 14 bước để mở quán cafe nhạc sống thành công.

>> Xem thêm: tư vấn mở quán cafe hiệu quả nhất tại Hà Nội

2. 14 bước để mở quán cafe nhạc sống thành công

2.1. Xác định khách hàng mục tiêu

Mở quán cafe nhạc sống vốn là một phân khúc rất riêng biệt trong hệ thống kinh doanh F&B, khi loại hình này chọn âm nhạc là yếu tố chính để “hút khách”. Vì thế việc xác định được đối tượng khách hàng tiềm năng cũng giống như việc khoanh vùng được mục tiêu cụ thể, tỉ lệ thành công và lôi kéo được “khách ruột” sẽ cao hơn.

Có thể phân loại khách hàng theo độ tuổi (tuổi teen, giới trẻ nói chung, người trung tuổi…), sở thích âm nhạc (nhạc Trịnh, nhạc rock, nhạc trẻ…), mức thu nhập (tầm trung, trung bình khá, thu nhập cao…) từ đó định hình được phong cách thiết kế, hệ thống nhận diện, chủ đạo hay gu âm nhạc bạn hướng tới.

2.3. Định hình phong cách quán  

Phong cách của quán ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả thu hút khách hàng. Nhu cầu của khách hàng ngày nay khi đến quán cafe nhạc sống không đơn thuần chỉ là uống cafe và nghe nhạc, mà nơi đó còn phải là không gian mang lại cho họ sự thư giãn hay những trải nghiệm thú vị, đáp ứng được sở thích cá nhân như chụp ảnh pose hình, check in “sống ảo” thể hiện “chất’ riêng.

Phong cách quán dành cho giới trẻ sẽ yêu thích các dòng nhạc Rap, Rock, Dance, Acoustic…chủ yếu đối tượng là người trẻ tuổi, cá tính, thích sự mới lạ, độc đáo…phong cách quán vì thế cũng cần có chất và gu khác biệt; với không gian mở sôi động, thể hiện sự sành điệu.

Phong cách quán dành cho người lớn tuổi thích nghe nhạc xưa như các dòng nhạc Đỏ, nhạc Trịnh, nhạc Bolero…lứa tuổi này thường chững chững chạc, thích sự sâu lắng, yên tĩnh, style của quán nên hoài cổ, lịch sự, trang nhã và riêng tư.

2.3. Lập bảng dự trù kinh phí mở quán cafe nhạc sống

Không có chi phí mở quán cafe chính xác cho mọi phong cách quán, tùy theo vị trí địa lý, quy mô, phong cách âm nhạc sẽ có mức đầu tư riêng. Tuy nhiên mức chi phí giao động sẽ từ 200 triệu – 500 triệu đến tiền tỷ.

1- Chi phí cố định: 

Loại chi phí	Chi phí dự kiến	Lưu ý
Thuê mặt bằng trong 6 tháng (đã bao gồm chi phí xây dựng quán)	Dao động từ 30tr – 300tr. Trong đó:  + Trong ngõ: từ 5-15tr/tháng + Mặt đường, trung tâm: 20-50 triệu/tháng	Cần tìm một mặt bằng cho thuê lâu dài.
Thiết kế, thi công và trang trí quán	Mức đầu tư: 30tr – 200tr	Nên tìm đến các dịch vụ tư vấn, thiết kế và thi công chuyên nghiệp để có định hướng tư vấn thiết kế hợp lý, tối ưu hóa chi phí đầu tư và đảm bảo thời gian thi công.
Trang thiết bị cần thiết	Mức đầu tư: 80 – 100 triệu	Có thể tìm mua thiết bị pha chế đã qua sử dụng, chất lượng ổn định tại địa chỉ uy tín để tiết kiệm chi phí
Hệ thống âm thanh	Mức đầu tư: 30 – 200 triệu	Mô hình quán cafe nhạc sống cần được đầu tư kỹ lưỡng cho hệ thống âm thanh để thu hút khách hàng.
Phí đăng ký kinh doanh	Khoảng 0.3 triệu

2 – Chi phí duy trì quán

Loại chi phí	Chi phí dự kiến	Lưu ý
Chi phí nguyên liệu, thức uống, dụng cụ	Khoảng 10 – 20 triệu/tháng	Phụ thuộc vào lượng khách của quán. Cần lưu ý mua nguyên liệu thành những đợt nhỏ để bảo quản nguyên liệu tốt nhất
Chi phí thuê nhân viên	Từ 30 triệu trở lên + Nhân viên pha chế: 5-7 triệu/tháng/nhân viên + Nhân viên thu ngân: 2-3 triệu/tháng/nhân viên (mỗi quán thường có khoảng 2 nhân viên phục vụ) + Nhân viên thu ngân: 5-6 triệu/tháng/nhân viên + Bảo vệ: 4-6 triệu/tháng/nhân viên + Quản lý (nếu có)	Tuỳ thuộc vào quy mô nhân viên của quán. Lương nhân viên sẽ tính theo giờ, dao động từ 15-50k/giờ
Chi phí thuê ca sĩ, ban nhạc	Từ 15 triệu/tháng	Tuỳ vào số buổi bạn thuê ban nhạc trong tháng và độ chuyên nghiệp của nhóm nhạc
Chi phí Marketing và dự phòng cho vài tháng đầu không có lai	30-50 triệu đồng
Chi phí khác	15 triệu đồng: + Wifi: 1 triệu/tháng + Điện, nước, chi phí vệ sinh: 5 triệu/tháng + Sửa chữa, bảo dưỡng: 2-3 triệu/tháng triệu/tháng…

Chi phí cố định là khoản đầu tư cần có, tốn kém nhất để quán có thể bắt đầu hoạt động. Với chi phí duy trì quán thường được quay vòng và không đáng ngại nếu quán hoạt động tốt. Tuy nhiên, anh chị chủ quán cũng cần chuẩn bị tài chính có khả năng chi trả từ 3-6 tháng, khi doanh thu quán chưa ổn định.

>>Xem thêm: Đơn vị uy tín bán máy pha cafe expobar cũ

2.4. Tìm địa điểm mở quán cafe nhạc sống

Việc lựa chọn điểm mở quán phụ thuộc vào nhiều yếu tố (vốn đầu tư, đặc điểm kinh doanh và phong cách chủ đạo của quán). Tuy nhiên, đây là những tiêu chí cơ bản, bạn cần cân nhắc để việc kinh doanh diễn ra thuận lợi.

• Diện tích hợp lý: để thuận tiện thiết kế, tạo phong cách nhưng không quá rộng gây lãng phí
• Có chỗ để xe cho khách hàng: Chỗ để xe linh hoạt, thuận tiện, dự trù khả năng đáp ứng số lượng xe khi có buổi biểu diễn, cuối tuần.
• Phù hợp với khách hàng mục tiêu: Khách hàng tập trung ở đâu, bạn nên ưu tiên gần trung tâm, trường học. Với khách hàng trung niên, thích sự yên tĩnh có thể chọn vị trí trong ngõ để tiết kiệm chi phí.
• Mật độ xe lưu thông cao, đông người qua lại. 
• Giá tiền phù hợp (tiền thuê nhà 3 tháng nên nằm trong khoảng 20% tổng chi phí đầu tư)

Lưu ý: Khi chọn địa điểm và không gian, bạn cần cân nhắc đặc biệt 2 yếu tố quan trọng vị trí sân khấu và chỗ ngồi cho khán giả, chỗ để xe thuận tiện và không quá xa các trung tâm hoặc khu dân cư.

2.5. Thiết kế không gian và sân khấu quán cafe  

Khi mở quán cafe nhạc sống sẽ có 2 hướng thiết kế, trang trí không gian quán.

• Tự thiết kế và thi công qua cóp nhặt: Biện pháp này tiết kiệm chi phí nhưng mất nhiều thời gian, công sức, chưa chắc đã tạo được phong cách riêng, phù hợp.
• Sử dụng dịch vụ set up chuyên nghiệp: để có định hướng phong cách riêng, thi công bài bản, chuyên nghiệp, tối ưu về không gian và đúng tiến độ.

Việc đầu tư chi phí cho dịch vụ thiết kế và thi công chuyên nghiệp được đánh giá cao vì mang đến không gian chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa thời gian và tối ưu chi phí.

2.7. Mua trang thiết bị nội thất cho quán cafe

2.7.1. Trang bị nhạc cụ cần thiết

Để mở quán cafe nhạc sống, không thể thiếu khoản mục đầu tư cho hệ thống âm thanh nhạc cụ. Ngoài việc setup hệ thống loa, dàn tăng âm, mic hát, màn hình… bạn cần quan tâm nhất đó là những nhạc cụ cơ bản.

Thông thường, khi mời ban nhạc hay ca sĩ, họ thường có nhạc cụ riêng hoặc tự chuẩn bị beat nhạc. Tuy nhiên, quán vẫn cần có nhạc cụ cần thiết để chủ động trong mọi tình huống và còn có thể phục vụ khán giả – những khách hàng có nhu cầu mới chơi nhạc ngẫu hứng.

List nhạc cụ cơ bản cho 1 quán cafe còn phải phụ thuộc vào dòng nhạc theo phong cách định sẵn (Nên tham khảo thêm ý kiến của người trong nghề)

Ví dụ:

• Quán cafe Acoustic: guitar, Guitar acoustic, trống Caojon, trống Shaker và piano.
• Quán cafe theo dòng nhạc cổ điển: piano, violin, cello, kèn đồng…
• Quán cafe cho giới underground: trống, guitar bass, …

2.7.2. Đồ nội thất cho quán cafe: Bàn, ghế, quầy bar…

Thiết bị máy móc cũng phụ thuộc vào loại hình đồ uống và phong cách quán của bạn. Có thể chia ra 2 hình thức pha chế chính đó là truyền thống và hiện đại.

• Đồ uống được pha bằng cách thủ công: Chỉ cần thiết bị cơ bản chỉ cần như: Phin pha cafe truyền thống (to nhỏ các cỡ), máy đánh trứng cầm tay, máy xay sinh tố chuyên dụng, dụng cụ đong đếm, khuấy, bình lắc,…
• Pha chế chuyên nghiệp: Ngoài những vật dụng pha chế truyền thống còn cần có: máy xay, máy pha cafe chuyên dụng  (máy có giá thành khá cao và cần nghiên cứu kỹ theo nhu cầu sử dụng), máy đánh kem, lò nướng, lò vi sóng…

2.8. Xây dựng menu đồ uống  

Nếu bạn là người am hiểu về pha chế hoặc có tham gia các lớp học pha chế thì việc lên menu khi mở quán cafe nhạc sống sẽ không quá phức tạp. Tuy nhiên cần đáp ứng được các yếu tố cơ bản là đảm bảo có:

• Đồ uống phổ thông để phục vụ được hầu hết khẩu vị của khách hàng.
• Đồ uống phong cách riêng của quán: đây sẽ là điểm nhấn khiến khách hàng nhớ đến quán của bạn.
• Đồ ăn nhẹ, đồ bán kèm

Ngoài việc đa dạng menu, thì việc đặt tên và quy định giá cũng rất cần lưu tâm.

• Tên của đồ uống hoàn toàn có thể thể hiện phong cách của quán cũng như ấn tượng cho khách hàng.
• Giá đồ uống có thể áp theo mức giá thông thường khi không có nhạc live (30k – 70k), và thêm phụ phí khi có biểu diễn, hoặc cố định giá đồ uống và thu vé khi khách đến nghe nhạc… yếu tố này sẽ tuỳ lựa chọn của bạn, và tuỳ vào chi phí cho ca sĩ, ban nhạc.

2.9. Chọn nhà cung cấp nguyên liệu uy tín, bền vững.

Rất nhiều anh chị chủ quán mắc sai lầm khi chọn nhà cung cấp nguyên liệu, điển hình là quan tâm đến giá rẻ, thay đổi liên tục nhà cung cấp nguyên liệu… việc làm này khiến chất lượng đồ uống không ổn định, không tạo được hương vị quen thuộc để giữ chân khách hàng.

Ngoài ra, nhà cung cấp nguyên liệu uy tín còn giúp bạn an tâm, dồn tâm sức cho những hoạt động khác để thúc đẩy sự phát triển của quán.

2.10. Lên danh sách và mua những dụng cụ cần thiết

Liệt kê các trang thiết bị pha chế, dụng cụ cơ bản bạn nên có khi mở quán cafe nhạc sống:

• Máy pha / máy xay cafe
• Hệ thống lọc nước
• Máy xay sinh tố công nghiệp
• Máy ép trái cây
• Tủ lạnh
• Lò nướng bánh, thiết bị nấu ăn
• Hệ thống tính tiền POS
• Hệ thống an ninh
• Hệ thống kệ chứa đồ
• Dụng cụ đo lường

Mỗi loại dụng cụ, trang thiết bị có mức giá đa dạng, tùy vào sự đầu tư của chủ quán có thể chọn loại phù hợp nhất.

2.11. Tuyển dụng nhân viên

Nên có những tiêu chí nhất định cho việc tuyển chọn nhân viên và đưa ra những phương án đào tạo nếu cần thiết. Quan trọng hơn là bạn nên xác định mức lương chi trả cho từng bộ phận nhân viên.

Mức lương trung bình cho nhân viên pha chế giao động từ 6-7 triệu/tháng, cần từ 1-3 người; nhân viên chạy bàn (part time và full time) 2-3 triệu/tháng, 3-5 người (tuỳ lượng khách và quy mô quán) có thể cần nhân viên quản lý với 6-8 triệu/tháng/1 người.

2.12. Lựa chọn ca sĩ, ban nhạc cho quán cafe

Là quán cafe nhạc sống, chắc chắn cần phải đảm bảo những buổi nhạc live định kỳ có chất lượng tốt, cụ thể là nghệ sĩ biểu diễn. Có 2 cách để lựa chọn đó là:

• Liên kết với một ban nhạc, ca sĩ cố định, chơi nhạc thường xuyên và đều đặn cho quán – phương pháp này được rất nhiều chủ quán lựa chọn vì nó khá an toàn, đáp ứng được về mặt thời gian và chất lượng biểu diễn, chi phí cũng rất phù hợp. Nhưng để tìm 1 nhóm biểu diễn ổn định, chất lượng tốt, có duyên với khách hàng … cũng là một vấn đề.
• Liên hệ các trung tâm môi giới hoặc người trong nghề, liên kết với nhiều đơn vị tổ chức, cá nhân; lập list danh sách mời biểu diễn cố định, hoặc định kỳ hoặc hẹn lịch trước. Nếu có mối quan hệ tốt hoặc tài chính đảm bảo, ca sĩ, nhóm nhạc có tên tuổi cũng sẽ nằm trong danh sách này. Có sự xuất hiện của nghệ sĩ tên tuổi, bạn phải đảm bảo tiêu chí về an ninh, kĩ thuật, chất lượng nghe, nhìn và khả năng đáp ứng phục vụ khi quán của bạn kín chỗ và quan trọng nhất là chiến dịch PR, marketing cho buổi biểu diễn.

2.13. Đăng ký kinh doanh mở quán cafe và giấy chứng nhận Vệ sinh an toàn thực phẩm

Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) là một thủ tục pháp lý rất quan trọng khi xác định mở quán cafe nhạc sống, bạn có thể tham khảo 3 bước:

• Bước 1: Gửi hồ sơ ĐKKD đến cơ quan có thẩm quyền cấp quận/huyện (Phòng Tài chính kế hoạch) nơi bạn mở quán. Hồ sơ bao gồm: 

• • Giấy đề nghị đăng ký
  • Bản sao chứng minh thư nhân dân của cá nhân, người đại diện hợp pháp của Hộ gia đình kinh doanh.
  • Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm (ATVSTP)
  • Thủ tục xin cấp giấy phép ATVSTP

• Bước 2: Chờ xác nhận và trả kết quả từ cơ quan nộp hồ sơ.
• Bước 3:  Nhận kết quả, yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu có trong vòng 3 ngày

Quy trình xin chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm bào gồm:

• Bước 1: Đến lấy mẫu hồ sơ tại cơ
• Bước 2: Cơ quan thẩm định cơ sở. Nếu đạt yêu cầu thì cơ sở sẽ nhận được Giấy chứng nhận ATVSTP.
• Bước 3: Nếu cơ sở chưa đạt, sẽ được thẩm định lại trong vòng 3 tháng. Khi đó đoàn thẩm định có quyền đề xuất đình chỉ hoạt động của cơ sở kinh doanh.

2.14. Các hoạt động Marketing khi mở quán cafe nhạc sống

Có 2 cách thực hiện marketing cho quán cafe mới mở:

• Miễn phí: Đăng thông tin giới thiệu quán lên hội nhóm, diễn đàn, nhờ bạn bè giới thiệu quán với người thân…
• Trả phí: Chạy quảng cáo trên facebook, tặng voucher, khuyến mại dùng thử cafe, phát tờ rơi…

Bạn nên kết hợp cả hai hình thức Marketing để tận tiếp cận tối đa khách hàng và truyền bá thương hiệu.

3. Phân tích mô hình quán cafe nhạc sống thành công

Hãy cùng Barista Skills phân tích nguyên nhân thành công của một số quán cafe nhạc sống nổi tiếng hiện nay.

3.1 Swing Lounge – Hà Nội

Đây là một phòng trà khá nổi tiếng với giới trẻ Hà Thành. Chi phí nghe nhạc live so với các quán cafe nhạc sống không hề thấp nhưng quán vẫn phát triển tốt. Swing hiểu được phân khúc khách hàng của mình, đánh vào đối tượng khách hàng là những người có thu nhập tương đối, yêu nhạc, fan của những ca sĩ khách mời.

Thế mạnh của Swing là thường mời được những nghệ sĩ nổi tiếng, với nhiều đêm nhạc định kỳ, có lịch show diễn, đặt chỗ công khai, chuyên nghiệp. Ngoài ra vị trí phòng trà trung tâm, không gian quán sang trọng,đồ uống đa dạng và đẹp mắt. Từng tạo thành trào lưu “check in sang chảnh” cho các bạn trẻ.

3.2 ATC Music Live 

Khác với Swing, Atc đánh vào đối tượng khách hàng phổ biến hơn. Không gian âm mở, tạo được sự gắn kết giữa người trình diễn và khách hàng. Các nhóm nhạc hay ca sĩ khách mời thường là các bạn trẻ, có đam mê và gout chơi nhạc, chủ yếu theo dòng Acoustic… giá thành đồ uống đêm nhạc cũng bình dân hơn. Không gian quán chọn lối thiết kế bụi bặm, dân dã, và bắt trend với xu hướng chuộng decor Armi…

Mỗi một quán sẽ có con đường đi khác nhau để xây dựng thương hiệu, tuy nhiên, dù đi theo con đường nào, bạn cũng cần có mục tiêu cụ thể, kế hoạch rõ ràng và xác định được lợi thế cốt lõi mới có thể vượt qua khó khăn và trở thành một điểm đến quen thuộc của khách hàng.

Mở quán cafe nhạc sống muốn thành công cần sự nghiêm túc trong từng bước đầu tư. 14 bước mở quán cafe nhạc sống trên có thể khá quen thuộc với những người đã có kinh nghiệm, tuy nhiên lại gây khó khăn cho người mới bắt đầu. Chi phí đầu tư cho mô hình cafe nhạc sống không hề nhỏ, vì vậy, giải pháp tốt nhất cho những nhà đầu tư trẻ là nhờ tư vấn của chuyên gia để đầu tư chính xác, hiệu quả hơn.

Barista Skills hiện nay là trung tâm đào tạo pha chế, tư vấn setup quán cafe nhạc sống chuyên nghiệp nhất trên thị trường hiện nay, đây là đơn vị duy nhất giúp học viên, khách hàng xây dựng quy trình setup bài bản với chế độ bảo hành ưu việt (đồng hành cùng chủ quán đến khi hoạt động trơn tru) cùng bạn xây dựng nền móng thành công vững chắc.